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利用Word批量打印奖状教程

时间:2016-06-15 20:29 作者:会计学习网 次阅读

【内容概况】利用Word批量打印奖状教程 对于打印奖状,通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着,等到奖状打印完毕再用手工填写;或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息......

利用Word批量打印奖状教程
对于打印奖状,通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着,等到奖状打印完毕再用手工填写;或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力,其实利用Word中的邮件合并功能通过4个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。
  一、建立奖状模板
  首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”,将其中姓名、性别、奖项、名次、日期等空出,确保打印输出后的格式与奖状纸相符(如图1所示)。

图1 建立奖状模板
  二、用Excel建立获奖数据库
  在Excel表格中输入“姓名”“性别”“奖项”“名次”“日期”等相关信息并保存为“奖状数据.xls”,格式如图2所示。这便是我们需要的数据源,接下来我们只需通过Word里的“邮件合并”功能,便可将获奖信息自动填写到刚才创建的奖状主文档中,并生成相应的奖状。

图2 用Excel制作数据源
  三、关联数据库与奖状
  打开“奖状.doc”,依次选择视图→工具栏→邮件合并,在新出现的工具栏中选择“打开数据源”,并选择“奖状数据.xls”,打开后选择相应的工作簿,默认为sheet1,并按确定。
  回到主文档,依次点击“工具”──“信函与邮件”──“邮件合并”,打开“邮件合并”窗口,如图3所示。

图3 “邮件合并”窗口
  在“选择文档类型”下选择“信函”单选框,然后单击“下一步”。在“选择开始文档”下选中“使用当前文档”,这样便将该文档定义为了邮件合并的模板。继续“下一步”,在“选择收件人”下选择“使用现有列表”,然后单击“使用现有列表”下的“浏览”按钮,选择刚才创建的“获奖名单”为数据源。接下来在“编辑收件人”窗口中选中“获奖名单”中的所有项目(如图4)。

图4 选中“获奖名单”中的所有项目
  继续在向导栏中点击“下一步”。在“撰写信函”下单击“其他项目”,可以发现“插入合并域”窗口中的“域”正是前面创建的数据源中的各个类别,现在先关闭该窗口,在文档编辑窗口中将光标放到需要插入获奖姓名的地方,再次打开“插入合并域”窗口,选中“姓名”,单击“插入”,就完成了“姓名”合并域的插入(如图5)。照此方法完成“性别”“奖项”“名次”“日期”等合并域的插入,完成后的效果如图6

图5 合并域的插入

图6 完成后的效果
  一直“下一步”(用前后箭头就可以个别浏览合并后的效果),直到“完成合并”步骤,点击“完成合并”下的“编辑个人信函”,在“合并到新文档”窗口中选择“全部”(如图6),“确定”后便会生成一个新的Word文档,里面正是合并后的所有奖状,现在,你只要将它们送到打印机就可以了。

图7 选择“全部”
  利用“邮件合并”功能可以非常方便地将Excel数据有变动或增加,只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能,也可以非常方便地制作和打印成绩单等。

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