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Excel求和的秘诀分享

时间:2017-05-08 22:32 作者:会计学习网 次阅读

【内容概况】一、万行数据的自动求和我只用30秒,你要用多久时间呢? Sum函数即求和函数,是Excel当中最为常用最为简单的统计还是之一。此函数返回某几个单元格,或者单元格区域中所有数字之和,对于非数字类型的单元格包括文本、逻辑值、空值等自动忽略,对于错误值类型......

  一、万行数据的自动求和我只用30秒,你要用多久时间呢?

 
  Sum函数即求和函数,是Excel当中最为常用最为简单的统计还是之一。此函数返回某几个单元格,或者单元格区域中所有数字之和,对于非数字类型的单元格包括文本、逻辑值、空值等自动忽略,对于错误值类型单元格则会报错,如下图所示:
 
 

 
 
 
  此函数虽然使用非常简单,几乎人人都可以会用,然而很多人使用起来效率并不高。
 
  下面我给大家介绍一个快捷输入sum函数的小技巧。请看下面的案例:将表格中所有的总计行快速求和。
 
  操作步骤:
 

 
  单击列序号A,拖拽至列序号M,既选中了A:M;

 
 
  按下Ctrl+G组合键,打开定位对话框,单击定位条件,打开定位条件对话框,选择空值,单击确定;
 

 
  按下Ctrl+G组合键,打开定位对话框,单击定位条件,打开定位条件对话框,选择空值,单击确定;
 
  这时候总计栏里所有的空单元格都被选中了,按下Alt+=组合键,完成表格所有总计行单元格的求和。
 
  下面能看一下动画演示,到底有多快吧!
 
 

 
  这样的操作一定不会超过30秒,如果你一列一列去自动求和五分钟都不止
 
  二、Sumif函数:极其实用简单的条件求和函数
 
  sum函数的确非常实用简单,然而这个函数的功能却极其有限,比如说他对下面的需求就无能为力:小胡,请统计一下咱们公司这个月男女员工各发出去了多少钱工资?
 
  当然这个需求的话,sum函数也能做,只是写起公式比较复杂(我自信,大多数读者不会写),因此接下来我会给大家带来另外一个实用的函数:sumif函数,专门解决这个问题。
 
sumif,由两个单词构成,一个是sum(求和),另外一个是if(条件)。字面意思就是:满足某个条件,就加起来,否则,就自动忽略。因此使用这个函数,我们需要告诉Excel,我们的条件是什么?以及我们要对什么区域进行求和。
  因此这个函数应该是长成这样:
 
=sumif(条件,求和区域)
  这跟我们实际见到的sumif函数不太一样,实际是这样的:
 
=sumif(条件区域,条件,求和区域)
  但我们简单分析一下,这个跟我预想的公式本质上的意思却是完全一致(虽然多了一个参数):条件区域及条件,这两个参数不就是要让我们告诉excel我们设定的条件是什么嘛。
 
  1.我就拿刚刚提到的例子做个实例:男员工工资发出去了多少钱?
 
  分析:条件为男员工(条件区域为性别列,条件为“男”。),求和区域工资所在的列。
 
  因此公式应该写为:
 
=SUMIF(B:B,"男",D:D)
  条件可以采取引用单元的方式,因此这个公式也可以写成:
 
=SUMIF(B:B,$B$2,D:D)
  2.我们刚刚举的例子是非常简单的。现在我们来看一个工作中比较常见实用的案例:统计一下各个花费科目分别都花出去了多少钱?如下图所示:
一次性搞定各个科目的发生额统计
 
  使用sumif函数来完成这个统计我们需要知道,条件区域是什么?条件是什么?以及求和区域是什么?
 
  我们的条件是统计各个科目下产生的费用,因此:
 
  条件区域:即是左边表格的第三列C列;
 
  条件:各个科目,分别就是邮寄费、独子费、过桥路费以及手机电话费了;
 
  求和区域:理所当然是D列了。
 
  因此我们公式应该写为:
 
  =SUMIF(C:C,F3,D:D)
 
  由于我们需要分别算出邮寄费、独子费、过桥路费以及手机电话费各项的总费用,因此公式需要向下复制,因此中间的参数F3应该为相对引用。
 
  下面请看动画演示:
 
 
动画演示
 

 
  3.我们前面给出的条件都是相对来说比较简单的,现在我们来看一看,如果是数字类的条件,我们如何输写呢?比方说:大于或者等于200的发生额总计有多少?如下图所示:
 
条件写法有变化
  分析:
 
  条件区域:发生额所在的列即D列
 
  条件:">=200",除了单元格引用、函数或者是数字外,其他的条件都要加上英文引号。
 
  求和区域:发生额所在的列即D列
 
  因此公式应该写为:
 
  =sumif(D:D,">=200",D:D)
 
  这里要提到Sumif函数的一个特性:当求和区域和条件区域完全一致时,求和区域这个参数可以省略。
 
  因此此公式可以简化为:=sumif(D:D,">=200")
 
  三、案例:Sumif函数巧妙取代Vlookup函数
 
  如下图所示,我们需要快速查询几个员工的工资,通常有点Excel使用经验的同学首先想到的应该是Vlookup函数,这个函数的确非常好用,然而这样的统计Sumif照样也可以干得挺好。
 


 
不止有vlookup函数,sumif函数更简洁
 
  分析:
 
  条件区域:A列;
 
  条件:李明、王华、郭磊等;
 
  求和区域:实发数即B列。
 
  因此公式应该写为:
 
=sumif(A:A,E3,B:B)
  比用Vlookup函数简单一些,不是吗?请看下图操作。

 

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