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报账单据是什么 审核报销单据需要注意哪些问题

时间:2017-01-21 22:29 作者:会计学习网 次阅读

【内容概况】报账单据是企业对外交易证明的重要载体,也是企业进行财务管理的基......

 

 
报账单据是企业对外交易证明的重要载体,也是企业进行财务管理的基础。加强报账单据的财务审核,不仅是强化企业内部财务监督的重要体现,更是提升企业会计信息质量的重要抓手。结合所在企业的实践,笔者认为对报账单据的财务审核应突出“三性”。
 
一是要突出报账内容的“合规性”。
 
报账单据承载的交易要合法合规。财务审核时应关注发生的报账交易是否违反国家法律法规和企业内部管理制度,报账交易是否都是真实发生的,交易所关联的企业资源(如投资预算、成本预算)是否准确并已经提前通过了立项审批,报账金额是否符合在商务合同约定的付款条件或在企业报销额度及标准之内、计算过程及结果是否正确等,比如检查超出合同金额的报账单据是否签订了补充协议、超标准的差旅费报销是否提交特殊情况说明等。
 
依附报账单据的票据要合法合规。财务审核时应关注收取或开具的发票类型是否正确;加盖的发票专用章是否合规(包括大小、字体),其中税局代开发票需加盖税局代开发票专用章;发票抬头是否准确,是否是公司全称;发票表面是否有涂改痕迹,涂改的一律无效;开票项目栏是否与企业对外发生的业务事项一致;发票的粘贴合规,如是否均粘贴在“原始单据粘贴栏”虚线范围内;对于跨期发票的报账,应严格处理并规避。必要时,应在税务机关官方网站对发票的有效性进行逐张查验。最后,应特别留意行政事业性票据的适用范围,行政事业性收费统一票据可作为报销凭证,而其他行政事业单位资金往来结算票据一律不得作为报销凭证。
 
二是要突出报账附件的“完整性”。
 
报账单据的附件要完整准确。根据报账单据的类型不同,对附件也有不同的要求。相对而言,日常费用类报账对附件的要求较为简单,通常需要的附件有报账单、发表、项目请示、执行情况表等。合同类报账对附件要求较为复杂,通常需要的附件有报账单、发表、合同复印件或者关键页、履约情况说明(如合同执行进度证明、到货证明、验收纪要、结算清单)等。如合同是框架下的单点合同或者补充协议,还需要提供原合同关键页。财务人员在进行审核时,应区分报账单据的类型进行分类复核,对于报账附件不齐全、不完整的,应提请业务报账部门予以补充完善。
 
报账单签字盖章要完整准确。财务审核时应检查报账单据是否按照企业资金支出管理办法或类似管理约定,由不同层级的授权人员人进行签字或盖章审批。计划外项目或者超计划的项目,应重点审核是否已经过企业管理层或授权人员的特殊审批。发现不符合要求的,应立即退还给业务部门重新整理填报。
 
报账单据的摘要要完整准确。摘要是对所报账交易事项性质的简单描述,摘要信息要能够清晰表达“是谁(和谁)”、“什么时间”、“依据什么(合同名称或编号)”、“做了什么事”等关键信息。如物资采购类报账摘要“XX部门支付XX公司(全称)20XX年XX月XX费用(合同号,xx订单,付至百分比)”。
 
三是要突出报账材料的“逻辑性”。
 
逻辑性强调报账单据与附件之间、不同附件之间以及同一附件的不同页码之间在名称、标准、数据、金额等方面要相同一致,不得出现前后不一、模糊不清的情况,以免留下税务或外部检查风险。以报账单据中所需要填写的银行账户为例,业务部门所提交报账单中的银行名称、开户行、银行账号等信息必须与供应商提交的请款通知书、双方签署的商务合同中的信息一致,如供应商银行账户信息发生变更时,必须提供企业工商登记变更、加盖供应商公章的银行账户变更说明等权威有效的变更证明或委托收款证明,否则财务有权拒绝付款。
 
为了会计档案装订的方便,企业还可以对报账单据附件的摆放逻辑提出要求,比如按照附件的重要性将摆放次序定为报账单、发票、结算单、合同等,亦可纳入逻辑性审核。

 

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